Por Mar Rodríguez

A mediados de los 90 hubiera sido impensable que un grupo de Madrid mantuviera una reunión virtual con una delegación de Latinoamérica. Lo que entonces parecía ciencia ficción hoy es una realidad gracias a la revolución que ha supuesto Internet y, sobre todo, las soluciones de telepresencia.

En el mundo global en el que vivimos, las empresas necesitan interactuar en tiempo real con sus clientes, socios o representantes en cualquier lugar del mundo. Esto se ha traducido en un crecimiento significativo de los viajes corporativos, pero también de las soluciones de videoconferencia aplicadas al mundo empresarial.

Mucho se ha escrito sobre la reducción de viajes como consecuencia del desarrollo de la tecnología que los puede evitar, pero el mercado apunta a que ambas soluciones son compatibles. Siempre que sea posible, evitar el desplazamiento puede conllevar una mayor productividad, reflejada además en una reducción de los efectos contaminantes derivados del desplazamiento.

Según Cisco, 98 horas de telepresencia evitan lanzar a la atmósfera las mismas emisiones de CO2 que se generan duran te un viaje en avión entre San José (California) y Nueva York, ciudades separadas por 4.000 km.

El estrés derivado de algunos viajes, estimado por Carlson Wagonlit en 487 euros por desplazamiento y un tiempo de trabajo perdido de 6,9 horas de promedio, se puede evitar con el simple hecho de no viajar.

Optimización de la inversión

Recurrir a las videoconferencias redunda en una reducción de los costes siempre y cuando sea posible conseguir el mismo resultado sin moverse de la oficina.

Pero no significa una reducción en la inversión en viajes de empresa, sino en una optimización de los mismos: las prospecciones de mercado, primeros contactos con clientes, convenciones entre delegaciones, etc. siguen requiriendo el desplazamiento físico porque virtualmente no se puede con seguir el mismo resultado que en un face to fase.

Por eso organizar virtual meetings  de manera coherente su pone una optimización de la inversión en viajes, ya que serán organizados aquéllos que realmente sean necesarios y cuyo retorno se traduzca en un aumento del negocio y una mejora de las relaciones entre representantes, además de influir en el bienestar del trabajador. La gestión de equipos también ha encontrado en la telepresencia una herramienta eficaz para mejorar el nivel de satisfacción del personal.

Contacto

La tecnología de telepresencia se basa en una comunicación mediante vídeo de alta calidad. Para ello se utilizan pantallas de alta definición y los últimos avances en materia de imagen y audio, lo que hace posible ver a los interlocutores en tamaño real, sin retardo y con un contacto visual y auditivo de gran calidad. Los participantes tienen la sensación de asistir a una reunión presencial en todo momento, como si estuvieran sentados en la misma sala.

Los avances tecnológicos de los últimos años permiten con versar con total claridad, de forma segura y sin interrupciones, dado que las soluciones ofrecidas por los proveedores no sólo incluyen la tecnología, sino también el acondiciona miento de las salas, iluminación, aislamiento acústico y todo lo necesario para que la reunión o pequeña convención se pueda llevar a cabo sin elementos que favorezcan la dispersión, sino todo lo contrario.

Porque durante las reuniones virtua es  los interlocutores no tienen por qué perder ni un detalle de la comunicación no verbal, algo muy importante ya que se estima que ésta re presenta más del 30% de lo que influye una con versación.

La telepresencia integra además otras opciones como la posibilidad de grabar la sesión en vídeo de alta calidad, compartir documentos, gráficos y presentaciones… incluso el escritorio de un ordenador situado al otro lado del mundo.

Productos

Cisco es uno de los principales proveedores mundiales en materia de telepresencia. Ofrece a las empresas varias herramientas con las que celebrar reuniones virtuales: desde salas y equipos que se alquilan por horas, como cualquier sala de hotel o espacio para eventos; a sistemas de videoconferencia online  para ser utilizados des de la propia oficina mediante Cisco WebEx y Collaboration Meeting Rooms.

Cisco WebEx es un servicio de videoconferencia web albergado en la nube que, además de las reuniones de voz y vídeo online, permite compartir contenidos, incluyendo la visualización del escritorio del ordenador de los participantes. Cualquiera de las soluciones que conllevan no desplazarse de los locales de la compañía se pueden implementar de tres formas distintas: mediante hardware  y software  instalado en los locales de la compañía, llamado on-premise ; bajo un modelo alojado en la nube de Internet o cloud  y, por último, mediante un modelo híbrido que combina ambas posibilidades.

Cisco cuenta con distintos ejemplos de uso que demuestran el potencial de las reuniones virtuales a la hora de reducir costes y mejorar procesos. Es el caso del Instituto Español de Comercio Exterior (ICEX), que dispone de dos salas de tele presencia propias en su sede de Madrid y en la Oficina Eco nómica y Comercial de España en Shanghái, con capacidad para 12 personas. Ambas están conectadas a una amplia red de más de 200 salas de telepresencia de Telefónica y Cisco ubicadas en todo el mundo y permiten a las empresas españolas celebrar reuniones de trabajo con clientes, socios y distribuidores en el exterior.

HP es otro de los proveedores de referencia en esta materia, con soluciones como HP Halo. Diseñada por DreamWor ks Animation SKG™, proporciona el espacio, el servicio y la asistencia técnica para organizar virtual meetings.

Esta solución de tele presencia se ejecuta en una red privada diseñada específica mente para la colaboración por vídeo y ofrece audio dúplex completo en todas las conexiones entre empresas, que también pueden instalar la tecnología en sus oficinas.

La variante HP Halo Webcasting permite ampliar el alcance convirtiéndose en un auténtico estudio de televisión propio desde donde emitir para cientos de personas en todo el mundo al mismo tiempo, sin que ello conlleve una pérdida en la calidad de la imagen ni el sonido.

Sobre este tema hemos entrevistado a:

Raquel Ferreiro
Travel manager de Ikea Ibérica
“Los virtual meetings suponen un ahorro de costes y colaboradores más contentos”

José Manuel Petisco
Director general de Cisco España
”Gracias a la telepresencia nos hemos ahorrado el 32% de nuestros viajes desde 2006”