Por Cristina Cunchillos
Wow! Conseguir que salga de la boca de los asistentes esa simple expresión de admiración se ha convertido en uno de los principales objetivos para los organizadores de cualquier evento. Se trata de dejar una impresión imborrable, proporcionar una experiencia única de la que seguirán hablando por días, meses o años, de generar una impronta que les haga recordar que experimentaron la agradable sensación de descubrir un lugar único gracias a haber respondido a una convocatoria… Por ello, tan importante como el contenido del evento es su puesta en escena, incorporando la última tecnología o eligiendo una sede que, de por sí, dará de qué hablar.
Infinitas opciones
En ese sentido, los organizadores de eventos están de enhorabuena, ya que el número y variedad de venues singulares es cada vez mayor. Tanto espacios privados como públicos, del tipo de bodegas, castillos, museos, palacios, monasterios, atracciones turísticas, estadios, jardines… abren sus brazos a los eventos corporativos. Las alternativas a los salones tradicionales de hoteles o centros de congresos no tienen fin.
En muchos casos la sorpresa consiste en hacer disfrutar al invitado de un espacio que puede haber conocido con mucha gente y en el evento se le ofrece de manera exclusiva: así es cuando se organizan operaciones en auténticos iconos de destinos como el Puente de la Torre de Londres, la Ópera de Sidney, la Ciudad de las Artes y las Ciencias de Valencia (España), el Puente de Carlos en Praga o museos de renombre internacional como el Louvre de París o el Museo Picasso de Barcelona. Otros iconos que no son históricos ni culturales pero hacen soñar a grandes masas son los estadios de fútbol.
La elección de un venue singular puede ayudar también a comunicar mensajes corporativos. Por ejemplo, una presentación en un entorno natural como el de un jardín botánico puede reforzar el mensaje de compromiso de la empresa con el medioambiente.
Restricciones a tener en cuenta
Muchos de estos espacios ven en la recepción de eventos una línea de ingresos que complementa los derivados de su actividad principal. Sin embargo, el hecho de que el alquiler de los espacios no sea su actividad más relevante, hace que las limitaciones en disponibilidad deban ser tenidas en cuenta.
Y no sólo en cuanto a disponibilidad de los espacios: también en cuanto a precio y condicionantes relacionados con los seguros, los venues de más prestigio pueden dificultar la organización del evento. En un museo con colecciones millonarias los controles de seguridad serán mucho más estrictos y en edificios centenarios habitualmente no se permite colocar nada que pueda dañar las paredes. Dar de comer y beber a los invitados también puede plantear otro reto, ya que muchos de estos espacios no disponen de instalaciones de cocina o permiten la introducción de aparatos destinados a servir platos calientes. Cada espacio en particular puede conllevar otras restricciones relacionadas con el volumen de la música.
Obstáculos superables
Todo ello, no obstante, son obstáculos que se pueden superar. Gracias a la tecnología y los sistemas de iluminación más modernos se puede decorar cualquier espacio sin necesidad de poner un clavo en la pared. Las empresas de catering pueden ofrecer comida elaborada con antelación así como recetas frías que no tengan nada que envidiar a otras calientes. Aunque siempre implica un riesgo, cuando se trata de un espacio único al invitado no le importará comer frío o tener que atravesar túneles para llegar a la sala de su evento. Una vez que descubra qué le espera, el efecto wow! estará conseguido.
La clave es, ante todo, una buena planificación. Si esto es importante para cualquier operación, lo es aún más cuando se trata de lugares con condiciones a veces muy estrictas y que, por su popularidad, se deben reservar con mucha más antelación.
Para este tema hemos entrevistado a:
Laura Drake
Gerente Comercial para Eventos en Torre de Londres
“La visita privada de las Joyas de la Corona es inolvidable”
Darren Oh
Director Senior de Desarrollo de Negocios en Gardens by the Bay (Singapur)
“Ofrecemos estructuras que un salón convencional no puede ofrecer”
Juan Pablo García Clavijo
Coordinador de Turismo MICE en la Catedral de Sal (Colombia)
“Solventamos las limitaciones con una buena planificación”
Cristina Ymbern
Responsable Comercial de Casa Llotja de Mar (Barcelona)
“Nuestro espacio es exclusivo para eventos y eso facilita el montaje”
