Madrid Convention Bureau (MCB) ha publicado la segunda edición de Madrid: actos en vía pública, una guía práctica que facilita a los profesionales de los sectores MICE y congresual la tramitación de autorizaciones necesarias para organizar acciones en calles, plazas y espacios verdes de la capital española.
Durante el año 2024, el Ayuntamiento de Madrid autorizó 2.787 actos en vía pública, un 10% más que el año anterior.
Procedimientos claros, plazos y documentación específica
La guía ofrece un recorrido detallado por los trámites necesarios para obtener la autorización municipal, incluyendo qué tipo de actos requieren permiso, a qué distrito debe dirigirse la solicitud (incluye mapas y enlaces oficiales), qué documentación se exige según el tipo de operación, y cómo se presenta tanto online como de manera presencial.
Uno de los aspectos más valorados por los organizadores es el desglose de los plazos: aunque no existe un marco obligatorio, se recomienda presentar la solicitud con al menos 45 días de antelación. Los distritos no aceptan solicitudes con menos de 15 días y exigen que el proyecto esté completamente documentado desde el inicio.
Además, se explican con detalle las tasas aplicables según la naturaleza del evento (ocupación de espacio público, acciones publicitarias, etc.) y el procedimiento de pago una vez concedida la autorización.
Recomendaciones para facilitar la aprobación de la acción
La guía incluye también consejos estratégicos para aumentar las probabilidades de obtener la autorización, como evitar los viernes (día especialmente sensible por la alta ocupación), priorizar zonas menos saturadas de la ciudad y minimizar el impacto sobre el tráfico o el mobiliario urbano. Se sugiere, por ejemplo, valorar la contratación de vigilancia para proteger estructuras temporales o cuidar especialmente los elementos de accesibilidad y sostenibilidad.
También se recuerda que cualquier acción con publicidad exterior —incluidos elementos básicos como roll-ups— debe ser comunicada y autorizada de acuerdo con la normativa específica.
Gestión de eventos según aforo, estructuras y actividades
La guía también proporciona orientaciones sobre la documentación adicional necesaria en función del tipo de evento:
- A partir de 5.000 asistentes: se requiere memoria ambiental y análisis de movilidad.
- A partir de 20.000 asistentes, o si se celebra entre medianoche y las 6 de la mañana: es obligatorio presentar planes de autoprotección y movilidad.
- Si se instalan estructuras (escenarios, carpas, casetas o tótems decorativos), se exigen planos detallados, estudios de seguridad y certificados técnicos firmados por profesionales habilitados.
En cuanto al suministro eléctrico, se recomienda conexión a red general y se limita el uso de grupos electrógenos, que deben cumplir con estándares de emisiones y certificaciones específicas.
Sostenibilidad, descentralización y nuevos recursos
Entre las novedades más relevantes de esta segunda edición destaca la incorporación de criterios de sostenibilidad en todas las fases del evento —desde la planificación hasta la evaluación final— y la promoción activa de espacios fuera del centro de la ciudad, en línea con el Plan de Descentralización Turística del Ayuntamiento.
Se sugieren nuevas localizaciones en lugares como Madrid Río, Carabanchel o Legazpi, y se incluyen recursos de Madrid Film Office para identificar ubicaciones singulares.
Para facilitar la gestión sostenible, la guía conecta con herramientas como:
- PLUS, plataforma para medir el impacto del evento y generar informes de sostenibilidad alineados con los ODS.
- Directorio de Entidades Sociales, para colaborar con iniciativas locales.
- Guías prácticas como 100 ideas para celebrar eventos sostenibles y Madrid, creando legado en tu reunión.
Eventos con drones y casos de éxito
El uso de drones en espectáculos o grabaciones requiere ña gestión a través de empresas certificadas por la Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA). La guía explica las restricciones específicas del espacio aéreo madrileño y ofrece ejemplos como los espectáculos organizados por Disney, Sercotel o Madrid in Game.
Finalmente, se recogen casos reales de eventos en vía pública, como activaciones de marca (MAC, Google), acciones de street marketing (Vogue, Red Bull), experiencias culturales (cine al aire libre) o eventos deportivos (Mutua Madrid Open), que ilustran las posibilidades que ofrece Madrid como escenario urbano.
La guía está disponible aquí.
Otras noticias relacionadas:
MADRID LANZA UNA GUÍA DE ORGANISMOS CON LOS QUE CREA LEGADO
El Directorio de Entidades Sociales, disponible en la web del Madrid Convention Bureau, incluye a 20 organismos y más de 60 acciones concretas que se pueden programar en la ciudad.
