Por Vincent Richeux
La palabra “crisis” forma ¡por fin! parte del pasado en España. Quizá no sea el caso si observamos la coyuntura económica en la que se encuentran algunos países de Latinoamérica. Sin embargo, podemos afirmar que el término ha dejado de ser paralizante y la industria ha sabido adaptarse a unas consecuencias que ya son premisas que de finen el sector.
Entre ellas, la necesaria optimización del gasto, que nació con la recesión y hoy es una necesidad que en realidad debió instaurarse hace mucho tiempo: de la mano de la tecnología es mucho más sencillo controlar y analizar la inversión. Ya no hay excusas para aplicar so luciones automatizadas a un componente básico de esta industria.
Futuro tecnológico… sí o sí
Cualquier análisis de tendencias coloca en primer lugar el uso creciente de la tecnología móvil y no hay aspecto relacionado con la industria MICE que escape a ello. No solamente es el camino para evitar el fraude, también los errores y las pérdidas de tiempo en la gestión de gastos. El futuro apunta a la necesidad de discernir qué herramientas conviene utilizar: el futuro son las apps all-in-one que permitan gestionar muchos aspectos a la vez y emitir automáticamente informes que permitan analizar lo sucedido.
No es la única tendencia que marcará nuestra industria: anticipar realidades como la personalización de los viajes, el aumento en el uso de rastreadores o el recurso a la economía colaborativa nos ayuda a no perder el tren del desarrollo. Porque un buen conocimiento del sector significa eficacia en la gestión.
Encontrar la llave
No es fácil encontrar la llave de la cerradura en el gran llavero que son las redes sociales, los medios especializados, los informes de proveedores, los análisis de los especialistas… por eso apostamos por las infografías como soporte que aporta datos valiosos de manera clara y resumida.
Aunque no todas las que nos llegan son de calidad, muchas esconden tras la promoción de quien las elabora información de gran valor para seguir adelante sin quedarse atrás.
Gasto + optimización = informes bien elaborados
Un mal proceso de gestión de los informes de gastos de viaje o evento puede conllevar numerosas fugas de recursos. Identificar las necesidades básicas en cada fase es el primer paso para la optimización
1 Fase de planificación: a la hora de comprar y/o reservar
EVITAR empresas que no figuren en la lis ta de proveedores
2 Fase de reporte: evitar el “hecho a mano”
NO a los informes manuales El tiempo requerido para generar informes de gastos es demasiado elevado y una tarea con nulo valor añadido
Reducir la posibilidad de error
La introducción manual de información sobre gastos es fuente de errores
NO al fraude
La percepción de falta de control puede favorecer los abusos
3 Fase de supervisión: archivo de documentación
Mantener un archivo de los justificantes de gastos conlleva tiempo, pero es nece sario por requerimiento legal
Es imprescindible disponer de los justificantes para recuperar el IVA
Revisar si los gastos reportados cumplen con las políticas de gastos de la em presa/cliente
Comprobar que cada representante ha compartido todos sus gastos
4 Fase de administración (o el interés de una herramienta)
Facilidad a la hora de contabilizar
Si la gestión de gastos no se realiza como parte de un proceso integrado, será necesario introducir los datos más de una vez en distintos sistemas, con el consiguiente sobrecoste de tiempo y aumento de la posibilidad de error
Capacidad de análisis Disponer de varias fuentes de gastos de viaje dificulta una visión global de la inversión. Esto provoca que se pasen por alto oportunidades de mejora y se reduzca el poder de negociación con los proveedores.
¿Hacia dónde va la industria MICE?
Mayor personalización de viajes y servicios
Para los viajeros es el tercer aspecto más importante a la hora de desplazarse
Cómo hacerlo:
- Análisis de big data
- Servicios complementarios al viaje: primer aspecto en importancia para los viajeros de negocios
- Redes sociales: en 2014 los viajeros dejaron 150 millones de opiniones en Tripadvisor
Mayor uso de rastreadores
El 81% de los travel managers considera fundamentales los rastreadores de tarifas
Ya existen buscadores específicos más allá del precio, como los que buscan las mejores tarifas flexibles
Introducción de nuevas soluciones de pago
El 69% de los travel managers considera necesario el pago virtual: se reduce el fraude, se simplifican los procesos y se consolidan los gastos.
Incremento del uso de tecnología móvil
Es la primera tendencia señalada por los travel managers y segunda por los viajeros profesionales
Habrá más desarrollo de all-in-one “power apps”: una aplicación móvil única para varios aspectos del viaje
Será imprescindible discernir qué aplicaciones utilizar (existen más de 70.000 apps de viajes en App Store)
Extensión de la economía colaborativa
El 32% de los millennials utiliza este tipo de soluciones para el transporte terrestre
El 15% de los viajeros profesionales recurre a este tipo de alojamiento durante sus desplazamientos
Airbnb ha creado productos específicos para este público: ¿ha estudiado ya la inclusión en su política de viajes?
