ACREDITACIÓN: Confirmación de la asistencia a un congreso, convención o evento de empresa, que puede ser en formato digital o físico (badge)

AFORO: Capacidad de un espacio expresada en número de personas según los diferentes formatos.

– Formato cóctel: los asistentes están de pie

– Formato cena de gala o banquete: los invitados se sientan en mesas redondas con capacidad en general para 8-10 comensales

– Formato auditorio / escuela / teatro: los delegados se sientan mirando todos en la misma dirección con los pupitres organizados en filas y adyacentes unos a otros.

– Formato aula: los delegados miran todos en la misma dirección en pupitres separados

– En U: un rectángulo incluye en uno de sus lados más estrechos la pantalla / proyección / pizarra

ALCANCE DEL EVENTO: Se dice de la cantidad de gente a la que ha llegado el mensaje que se quiere transmitir o de la asistencia a una acción determinada. Puede ser virtual o física.

– Nacional: aglutina a asistentes procedentes del mismo país en el que se encuentra el organizador del evento

– Internacional: los participantes proceden de países extranjeros con respecto a la sede del organizador

ASAMBLEA: Reunión de los miembros de una asociación, organización, gremio, sociedad, corporación, empresa u otra clase de grupo organizado para deliberar sobre un programa predeterminado

BRIEFING: Anglicismo para designar el documento que resume las características de cualquier operación MICE y los objetivos que se busca lograr con ella.

BUSINESS TRAVEL: Viaje de negocios, por su denominación en inglés. En términos turísticos, el término se refiere a los viajes que realizan de manera individual los empleados y/o representantes de una empresa con el fin de realizar negocios o fomentar la relación con clientes y/o proveedores

CAPTACIÓN DE EVENTOS: Se dice de las actividades vinculadas a la atracción de un evento a determinada sede, espacio o destino. Esta acción se realiza de manera coordinada entre proveedores, organizaciones implicadas (ya sean públicas o privadas) y convention bureau de un país o ciudad para lograr que una reunión, feria, congreso, viaje de incentivo, convención de empresa o evento se realice finalmente en el lugar que se ofrece

CATEGORIA DEL EVENTO (según el ente organizador):

• Gubernamentales: Organizado por o para organismos internacionales, nacionales o locales, de los gobiernos, o relacionados con los mismos.
• Asociativos: Organizadas por o para federaciones, asociaciones y/o colegios profesionales, cámaras, universidades u oenegés
• Corporativas: Organizadas por o para empresas y entidades de carácter privado

CENTRO DE CONVENCIONES: Infraestructura especialmente concebida para celebrar acciones de gran envergadura, que pueden abarcar desde ferias a congresos, pasando por convenciones de empresa, lanzamientos de producto, reuniones, eventos culturales y/o musicales…

COMITÉ: Grupo de personas con una tarea dentro de la organización general de un evento o de la ejecución de una serie de actividades concretas que forman parte de la organización general. Pueden existir diferentes tipos de comités en la organización de eventos profesionales: comité científico (decide el contenido de un congreso), consultivo (asesora sobre el contenido y/o desarrollo de una acción), de acompañantes, de hospitalidad, de logística, de promoción, de seguridad, de transporte, ejecutivo y organizador

CONFERENCIA: Encuentro convocado por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o dar a conocer un tema en particular, generalmente por invitación

CONGRESO: Proviene de las raíces latinas cum (conjunto, unión, igualdad) y gressum (caminar). Es una reunión profesional que tiene por objeto compartir conocimiento y generar intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. Por su dimensión geográfica, los congresos pueden ser locales, regionales, nacionales, internacionales, continentales y mundiales

CONVENCIÓN: Operación organizada por una empresa para fomentar el conocimiento y la formación entre sus trabajadores y/o representantes

CONVENTION BUREAU: División de una oficina de turismo/organismo de promoción turística encargada de promocionar un destino como sede de viajes y eventos profesionales. Pueden ser de capital únicamente público, mixtos (con capital público y aportaciones de las empresas locales asociadas) o únicamente privados (financiado por sus socios)

DIRECTORIO: Herramienta que reúne datos sobre profesionales de referencia en un determinado segmento y/o actividad

ENGAGEMENT: Anglicismo utilizado para designar el compromiso hacia un mensaje o la fidelidad a una marca o comunidad que se busca crear a través de las operaciones MICE

EVENTO PROFESIONAL / OPERACIÓN MICE: Cualquier tipo de acción desarrollada entre profesionales. Se puede dividir en:

– Reunión: agrupación de personas de una misma o varias empresas

– Congreso: encuentro entre profesionales, generalmente organizadas desde el mundo asociativo, que tiene por objeto compartir conocimiento y generar interacción entre profesionales y/o académico en torno a un tema de interés

– Convención: operación organizada por una empresa para fomentar el conocimiento y la formación entre sus trabajadores y/o representantes

– Viaje de incentivo: herramienta de motivación destinada a estimular y recompensar a trabajadores y/o clientes a través de un viaje, que premia la fidelidad o  consecución de objetivos estipulados con antelación

– Evento: define cualquier acción de marketing destinada a transmitir un mensaje entre los asistentes, pudiendo ser de carácter profesional o destinada al gran público. Ejemplos: lanzamientos de producto, pop ups, presentaciones…

– Feria/salón: acción multitudinaria que reúne a proveedores especializados en un determinado sector ante compradores con los que comparten intereses. Suelen acompañarse de sesiones de formación

INDUSTRIA MICE/INDUSTRIA DE REUNIONES: Sector profesional compuesto por contratantes en empresa, agencias de viajes especializadas y proveedores de servicios e infraestructuras relacionados con las convenciones, viajes de incentivo y eventos corporativos

MICE: Por sus siglas en inglés Meetings, Incentives, Conventions & Events. Se utiliza para denominar a toda la industria relacionada con los desplazamientos de grupos de personas por motivos profesionales

NETWORKING: Anglicismo utilizado para designar los contactos profesionales que se pueden generar en una determinada situación

PROGRAMA DE FIDELIDAD / FIDELIZACIÓN: Sistema de ventajas asociadas al consumo reiterado de bienes y/o servicios asociadas a una marca o grupo de marcas

SEMINARIO: Reunión de estudio donde se desarrolla en profundidad un tema determinado. Suele darse como actividad integrada o paralela en algunos congresos

SIMPOSIO: Reunión de expertos o técnicos que exponen sucesivamente
distintos aspectos del asunto tratado con una cantidad limitada de personas. Se podría considerar el equivalente a un congreso de menor tamaño

TEAM BUILDING: Anglicismo utilizado para designar las actividades destinadas a fomentar la cohesión entre los asistentes, el desarrollo de competencias de manera conjunta y el contacto entre los participantes

TURISMO DE REUNIONES: Se refiere todos aquellos desplazamientos que tienen motivos profesionales y no vacacionales

VENUES: Espacios en los que es posible organizar alguna operación MICE y/o congreso. Pueden ser cerrados o espacios al aire libre susceptibles de ser privatizados

VIAJE DE FAMILIARIZACION / FAM TRIP: Visita de un lugar ofrecida a agentes de viajes y organizadores de operaciones MICE y/o congresos con el objetivo de hacerles conocer la oferta que puedan proponer a sus clientes

VIAJE DE PRENSA / PRESS TRIP: Visita de un lugar ofrecida a periodistas con el objetivo de hacerles conocer la oferta que puedan incluir en sus contenidos para su difusión entre sus lectores

VISITA DE INSPECCION / SITE INSPECTION: Visita de una infraestructura, venue o establecimiento hotelero, con el objetivo de conocer en profundidad qué se puede hacer en el lugar

WORKSHOP: Presentación comercial, en muchas ocasiones paralela a la celebración de congresos, en la que mediante stands y pósters se presenta la oferta de diferentes organismos y/o empresas privadas

Abreviaturas

CB o CVB: Convention Bureau o Convention & Visitors Bureau

DMO: Destination Manager Organizations

DMC: Destination Manager Company (agencia de viajes receptiva, en contraposición a las emisivas).
Empresa local que ofrece servicios de recepción una vez que el grupo o asistentes a una operación MICE o congreso llegan al lugar donde tiene lugar. Puede proponer distintos servicios que aglutinen a proveedores locales (empresas de transporte, catering y restaurantes, hoteles, empresas de actividades…)

OPC / PCO: Organizador profesional de congresos / Professional Congresses Organizer. Es la empresa o profesional dedicado a la organización y planificación de congresos

OCV: Oficina de Convenciones y Visitantes

RFP: Request for Proposal. La solicitud de propuesta por parte de un cliente es un documento que quien busca organizar una operación MICE o congreso emite para solicitar presupuestos de posibles proveedores de productos o servicios. Además de un precio aproximado, los proveedores deben incluir información sobre las características de los productos o servicios solicitados.

ROI: Return on Investment. El retorno sobre la inversión es el indicador que se utiliza para medir la eficiencia de los proyectos. S

ROO: Return on Objectives. El retorno sobre objetivos es un concepto más fácil de aplicar al sector de la organización de operaciones MICE y congresos. El organizador y el cliente pueden crear una escala de valores en base a los objetivos perseguidos y posteriormente evaluar los resultados, considerando esos parámetros frente a los costos que haya supuesto la acción.

RSC: Responsabilidad Social Corporativa. Es un concepto que refleja la voluntad de las compañías por influir de manera positiva en el ámbito social, laboral, medioambiental y de los derechos humanos, más allá de sus actividades empresariales, adquiriendo para ello una serie de compromisos legales y éticos