Por Cristina Cunchillos

Cada año, miles de asociaciones, nacionales e internacionales, organizan eventos especiales durante los que reunir a sus miembros bajo un mismo techo. Los congresos son una plataforma ideal para ponerse al día, hacer balance, diseñar planes, conocer estrategias, compartir cono cimiento…  así como para intercambiar opiniones e ideas en momentos que sirven además para fortalecer las relaciones personales.

Sin duda, los congresos son útiles, pero tal vez no tanto si, durante las diferentes sesiones, los asistentes están más pen dientes de su teléfono, se duermen o, en el peor de los casos, se ausentan temiendo una buena dosis de aburrimiento. Para evitar que esto ocurra, la mejor fórmula es diseñar un congre so con un formato y contenido tan atractivo que los delega dos no quieran perderse ni un minuto y del que hablen con entusiasmo en los días y meses sucesivos.

Preguntas clave

El organizador debe plantearse varias preguntas clave a la hora de planificar un congreso: dónde y cuándo celebrarlo, qué es lo que se va a incluir en el programa, quiénes serán los ponentes principales… pero, sobre todo, por qué se organiza para asegurarse de que cada decisión tomada responde a los objetivos que se desean alcanzar.

A la hora de elegir la sede, aunque sean imperativamente decisivos los incentivos que ofrezca el destino en materia de subvenciones, gratuidades y otras dádivas, la accesibilidad es uno de los factores más importantes. Sobra decir que un congreso internacional debe celebrarse en una ciudad con un buen número de conexiones aéreas, además de una amplia red de transporte público y capacidad en los aparcamientos que ofrezca la sede de las jornadas. De nada sirve que sean muy apetecibles y dispongan de todo lo necesario para “enganchar” al asistente si es difícil llegar al lugar donde tendrán lugar.

Obviamente, y antes de entrar en el puro contenido y su exposición, elegir la mejor época para garantizar la asistencia, tanto por la agenda de los profesionales como por la del destino, también es un aspecto relevante para conseguir el éxito. En cuanto a la duración, dos días parece ser la extensión ideal para no fatigar al asisten te si se pretende que cubra todo el programa con todos los sentidos aguzados. Los actos sociales y sesiones de networking son igualmente importantes: es a menudo en estos momentos distendidos cuando surgen las ideas más brillantes o se plantan las semillas para futuros éxitos.

Ponencias y ponentes

The Boring Conference (la conferencia aburrida) es una de las citas anuales más peculiares del calendario londinense. Los organizadores lo tienen claro: incluso el tema menos su gerente puede resultar muy interesante si el ponente sabe encandilar a los oyentes. En las siete ediciones de este congreso se han programado

charlas a priori tan poco llamativas como las que trataban sobre los códigos de barras o los rollos de papel higiénico… que, sin embargo, al final han provocado grandes ovaciones por parte del público. La clave está en el entusiasmo y el conocimiento demostrado por los conferenciantes, así como su capacidad de involucrar a los asistentes.

Por supuesto, no todas las sesiones tienen el mismo interés y no todas las temáticas son igual de relevantes para los delegados, pero eso no es excusa para descuidar cómo se presentan. Un ponente que se limita a leer sus notas o a repetir el contenido de una interminable presentación en Powerpoint tendrá a su público en brazos de Morfeo en pocos minutos.

Por eso es frecuente recurrir a oradores profesionales, o personalidades que tal vez no tienen nada que ver con el sector involucrado en el congreso, con el objetivo de dinamizar la jornada e inspirar a los asistentes. La inclusión de ponentes de reconocido prestigio puede ser un aliciente para asistir a la convención pero, una vez más, si la manera de presentar el conocimiento, por muy amplio que sea, resulta adormecedora, de poco servirá haber invitado a la figura.

Congresos más interactivos

Según un estudio de IACC, asociación internacional de centros de congresos, los asistentes a reuniones y conferencias buscan cada vez más experiencias memorables. Las nuevas generaciones prefieren presentaciones interactivas en programas menos rígidos y plataformas que potencien la creatividad. La tecnología facilita esa interacción, por ejemplo utilizando tabletas y haciendo encuestas durante la presentación, solicitando el acceso a webs o apps a través del smartphone o manteniendo un debate paralelo en redes sociales.

Pero también buenas dosis de creatividad e imaginación facilitan la interacción: la start up británica Guineapig sugiere ideas innovadoras para romper el hielo y generar debate. Sus thought bubbles (burbujas pensantes) son globos luminosos flotantes que pululan sobre el público: cualquiera puede anotar sus pensamientos o leer los de otros asistentes.

El concepto de “Meetovation” desarrollado por MPI (Meeting Professionals International) e introducido en un congreso que la asociación organizó en Copenhague en 2016, eleva la interacción con los participantes a un nuevo nivel. Des de el diseño más flexible de las salas de reuniones, para mayor comodidad de los delegados, a un contenido que incorpora elementos locales o traslada físicamente el debate a un ámbito lo cal: todo está enfocado a mejorar la experiencia de los asistentes.

Con un programa creativo en el que continua mente se invita a interactuar, no hay cabida para el aburrimiento. Una presentación interesante puede hacer re flexionar a los delegados en el momento en que la escuchan, pero si participan activamente en el diálogo retendrán mu cho mejor la información, además de sentirse motivados por la contribución que realicen: todo un reto, difícil pero posible de lograr.

¿Qué es Meetovation?

Una metodología creada y desarrollada por Visit Denmark para potenciar la capacidad de aprendizaje, aumentar la concentración y ayudar a crear el cambio que se quiere provocar en los asistentes a una reunión.  Se puede aplicar a cualquier tipo de programa, bien sea un congreso de 1.000 asistentes o una reunión de 16: el objetivo es crear más valor como resultado de la reunión y aumentar el retorno de la inversión.

¿Qué es lo más importante a la hora de planificar un congreso?

El motivo u objetivo por el que se quiere organizar dicha reunión. Se debe tener siempre presente que el resultado sea lo más satisfactorio posible para cada grupo de interés que interviene en la reunión

¿Cómo se pueden hacer las conferencias más atractivas?

Tras analizar el objetivo de la reunión se debe estudiar cuál sería la mejor localización para los asistentes; cómo podemos hacer que el entorno y montaje generen un ambiente propicio para el aprendizaje: qué recursos locales pueden ser utilizados para inspirar y motivar… Todo lo que los asistentes vean, oigan y saboreen ayudará a que se mantengan despiertos y atentos durante toda la jornada.

El mensaje del ponente debe ser claro. Es fundamental que la persona que se pon ga delante de la audiencia tenga habilidades de comunicación para que la entrega de ese mensaje sea lo más efectiva posible y les mantenga “enganchados”. El con tenido también debe estar adaptado al perfil de participante. La interacción con los asistentes también es muy importante y hoy en día hay diferentes y nuevas técnicas para conseguirla. Que los delegados se conviertan en participantes, dejando su propia huella en el desarrollo de la reunión, es fundamental para que se vayan con un recuerdo imborrable después de una jornada, ya hayan participado para mejorar su formación, para obtener información o para desarrollar nuevas vías de colaboración.