Según los datos publicados por la plataforma de gestión del gasto en taxi Taksee, una empresa implantada en España con 1.500 empleados paga 20.000 euros al año de IVA. Para una empresa con 150 empleados este importe asciende a 5.000 euros de IVA anuales.
El coste medio de una carrera de taxi en España se sitúa en torno a los 22 euros, de los que dos corresponden al Impuesto sobre el valor añadido. Si estimamos el presupuesto anual que cualquier compañía destina a tal efecto no cabe duda de que una correcta gestión se impone.
Sin gestión
La ausencia de una gestión óptima de la inversión en taxi se debe al desconocimiento de cuánto se gasta exactamente, por eso es importante descifrar lo que se invierte y de qué manera: qué trayectos son los más frecuentes, cuántos viajeros participan en cada uno, por qué motivo se hacen o en qué momentos del día se realizan. Hoy por hoy se estima que el 95% de las empresas españolas no conocen los detalles de esta partida ni tienen detalles sobre ella.
Sin embargo, sondeos recientes afirman que hasta el 10% del presupuesto destinado a viajes de negocios se destina al taxi. O lo que es lo mismo, un porcentaje similar a lo que se destina a comidas.
En cuanto a facturación, los proveedores de servicios ofrecen una factura mensual sin más detalle que el importe final. Ni siquiera se analiza si la utilización del taxi tiene realmente sentido y reduce los tiempos de trayecto. En consonancia con políticas de viajes responsables puede ser una opción mejor recurrir al transporte público, sobre todo cuando no es por carretera, en horas punta. Llegados a este punto no se trata solamente de optimizar la inversión en taxi, sino simplemente de invertir de manera inteligente en desplazamientos.
Herramientas de gestión
Una vez conocido el detalle de este coste indirecto, y no por ello poco importante, existen múltiples herramientas que facilitan su gestión. Cada vez son más las aplicaciones que permiten procesar los tiques, simplificando sobremanera los procedimientos administrativos y contables.
Plataformas como Taksee, destinada a las empresas con más de 50 empleados, permiten una gestión integral del gasto, desde la reserva a la prestación del servicio, incluyendo facturación, emisión de reportes y pago consolidado. Sus directivos estiman que a través de soluciones como la que ofrecen se consigue un ahorro, ya que en el caso de España el IVA derivado del desplazamiento no se puede deducir con el tique emitido por el taxista.
JoinUp es otra de las herramientas que ha nacido para gestionar la partida destinada a los desplazamientos en taxi dentro de una empresa. Esta empresa hace hincapié en la necesidad de conocer bien qué trayectos se realizan y por qué: optimizarlos contribuye a reducir las emisiones de CO2 y fomentar un comportamiento responsable por parte de los empleados. De hecho ha desarrollado aplicaciones destinadas a compartir el taxi entre compañeros de una misma compañía para trayectos como aeropuerto-oficina u oficina- destino de un evento en un momento dado.
No hay excusas para las empresas cuando el mercado ofrece herramientas para darle visibilidad a un coste que tiene mucha relevancia. Además de eso, se pueden hacer estimaciones de precio para tener en cuenta a la hora de comprar previsiones y gastos reales que ayuden a una gestión óptima.
El taxi es sin duda un aliado de cualquier empresa, pero como todo medio de transporte, y aún más contaminante y que requiere una inversión consecuente, debe ser considerado de modo inteligente.
Para este tema hemos entrevistado a:
José María Cánovas
Socio fundador de taksee! Business Taxi Solutions
“Las empresas no gestionan el gasto en taxi porque no lo conocen”
