El último informe sobre los espacios de reunión (Meeting Room of the Future Barometer) de la IACC analiza la evolución en la planificación de eventos, la tecnología aplicada y las tendencias en cuanto a la selección de espacios. La principal conclusión apunta a que se mantiene la disminución de los hoteles como espacios seleccionados. Los datos proceden de las encuestas realizadas a 205 organizadores de Europa y Norteamérica.
Se buscan entornos interactivos y atractivos que potencien la experiencia del asistente. El 51% de los organizadores opta por venues singulares, del tipo de espacios deportivos, museos y viñedos, o espacios concebidos para conferencias, reuniones y formación. En 2023, el porcentaje de profesionales que se decantaba por este tipo de opciones era del 23%.
Tecnología y formatos híbridos
Según el informe, este año los organizadores están sintiendo menos presión para incorporar nuevas tecnologías en las reuniones. Solo el 68% de ellos (80% en 2023), afirmó que las nuevas generaciones estaban impulsando una mayor integración de las nuevas tecnologías. Mientras tanto, el porcentaje de encuestados que afirmó que la introducción de inteligencia artificial es “crucial” aumentó del 4% al 14%.
Se está consolidando la tendencia a elegir espacios con soporte técnico integrado. Con respecto a la tecnología híbrida, el 42% de los organizadores no planea recurrir a la retransmisión de sus acciones, lo que refleja una tendencia a alejarse de los eventos híbridos.
Selección del lugar
Los encuestados priorizan la ubicación del lugar, incluyendo el tiempo de viaje necesario para llegar hasta el y los accesos al mismo, como principal criterio a la hora de elegir un lugar para una operación MICE o congreso. La flexibilidad del espacio sigue siendo importante, pero este criterio descendió del segundo al tercer puesto en la última edición del informe. La oferta relacionada con comida y bebida asciende al segundo puesto. De hecho, la partida de alimentos y bebidas es más importante que nunca, con una calificación promedio de 9 para la afirmación “La alimentación y las bebidas son una parte clave del diseño y la experiencia de la reunión”. Esta misma afirmación había recibido una calificación promedio de 7.9 en 2023.
Se busca la sostenibilidad en el catering y esto no se limita a gestionar el exceso, sino también a diseñar menús, porciones y tipos de servicio que eviten que se produzca desperdicio.
Los espacios para networking, las salas con diseños flexibles y la posibilidad de reforzar el carácter ético y sostenible de la acción a través del espacio siguen siendo tan importantes como en 2023.
Peso de la marca
Solo un tercio de los organizadores afirmó que la reputación de una gran marca puede reforzar la confianza en el evento. A nivel regional, una cuarta parte de los organizadores de Europa están dispuestos a decidir en base a esto, en comparación con el 40% de los organizadores de Norteamérica.
Los organizadores presionan cada vez más a los recintos para que defiendan valores sostenibles, pero también para que eviten ciertas prácticas: exigen que se abandonen las declaraciones de políticas estáticas y se emitan informes dinámicos basados en datos.
En consonancia con 2023, los organizadores clasificaron la accesibilidad del recinto para asistentes con discapacidad y la posibilidad de llegar a el en transporte público entre las credenciales más importantes.
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