Por Eva López Alvarez

La negociación es, según la Real Academia de la Lengua Española, “un trato entre personas dirigido a la conclusión de un acuerdo o pacto”. En realidad es mucho más que un trato, es una toma de contacto trascendental: el tipo de relaciones profesionales, incluso personales, que se establecerán entre proveedor y cliente se define gracias a la negociación. Y es que en ella se revelan muchos aspectos que caracterizan a los interlocutores: exigencia, flexibilidad, paciencia… y hasta la buena voluntad son cualidades que, si existen, quedarán patentes desde los primeros contactos.

Los organizadores de convenciones y eventos y los responsables de gestionar la inversión destinada a todo lo que tiene que ver con MICE saben que lidiar con las compañías aéreas y las cadenas hoteleras no es tarea fácil. Básicamente porque no todos los aviones son iguales, con las consiguientes contraprestaciones en el aeropuerto y durante el vuelo, ni todos los hoteles incluyen los estándares de calidad esperados..

Todo es negociable

Si nos referimos a la organización de eventos debemos hablar de cátering, sonido, espacios singulares… una cantidad casi ilimitada de aspectos a tratar que, si bien constituyen el grueso de la negociación, son igual de importantes que otros que son además los que más preocupan: ¿qué ocurre en caso de cancelación? ¿Existe algún tipo de cobertura en caso de modificación del precio? ¿Y si hay cambios en la asistencia prevista? ¿Y si el sonido no es el óptimo para el lugar elegido?.

Todo se negocia, incluyendo la flexibilidad. Si bien éste es uno de los puntos que los compradores esperan asegurar, también forma parte de lo que les asusta porque los cambios que implica pueden no ser cuantificables. Ocurre lo mismo con la introducción de posibles ofertas en el plan de precios: algunos proveedores intentan motivar a un potencial cliente a elegir su propuesta con el argumento de que las tarifas no son cerradas por que a lo largo del año se lanzarán ofertas que sin duda impactarán en una reducción de la inversión prevista.

No se trata de desconfiar del proveedor, aun que desgraciadamente, y como en todas las industrias, en el MICE también hay quien sabe prometer y convencer… y no cumplir. En realidad es un problema de gestión de presupuestos: los responsables de esta tarea son conscientes de la imposibilidad de saber de manera exacta a principios de año lo que se habrá gastado al final, pero sí forma parte de sus obligaciones luchar contra los costes ocultos, que inevitablemente terminan por aparecer y más cuando se contemplan precios abiertos que se irán definiendo a lo largo del ejercicio.

Condiciones sine qua non

Precios razonables, aunque no sean los más baratos, y condiciones de pago satisfactorias son las puertas que abren cualquier negociación. No obstante, para llegar a buen puerto es imprescindible ofrecer más que eso.

Estar informado. Ante todo el proveedor debe estar in formado sobre el mercado en el que se mueve el cliente, pero también es obligación del buen comprador conocer a los posibles vendedores. Para ello es necesario estar al día tanto de las nuevas necesidades por parte de quien ven de como de los nuevos productos o posibles formatos por parte de quien compra. Definir objetivos claros. Para poder llevar a cabo una negociación exitosa es imperativo cuantificar aquello que se necesita, ya sea un cupo de billetes aéreos o una sala para un evento: es el único camino para poder asignarle un valor y, en consecuencia, negociar el coste del servicio o producto.

Éste es precisamente uno de los aspectos que más preo cupa a los compradores y que suelen tener relación con una inquietud recurrente: la implicación por parte del proveedor en un objetivo claro y definido que debe cumplirse.

Tanto a la hora de reservar habitaciones de hotel a la al tura de lo que espera el huésped como la iluminación óptima de un acto, el organizador espera que el proveedor se apropie de la operación como suya ya que no sólo la imagen de la empresa quedará afectada en caso de fracaso.

Sin embargo, atendiendo a la opinión de los proveedores, es difícil ofrecer una implicación a la altura de lo que espera el comprador cuando éste no es el único cliente y aún más cuando es un cliente difícil, demasiado exigente o excesivamente puntilloso. No obstante, estas “cualidades” quedarán patentes en la negociación y el proveedor deberá actuar en consecuencia.

 Respeto. Muchos proveedores tienden a demostrar que conocen muy bien el mercado intentando convencer a sus clientes de lo que a ellos les parece más conveniente. Aun que el comprador sea receptivo a las nuevas ideas, siempre hay que demostrar respeto por la que ha generado el inicio de la negociación.

Dentro de este capítulo cabe destacar la preocupación, y obligación, de los compradores a la hora de garantizar el cumplimiento de las políticas empresariales, cada vez más condicionadas por premisas relacionadas con el medio ambiente o el impacto social de sus acciones. Nunca se puede denigrar esta preocupación sino todo lo contrario: interesarse por ella y saber cómo se puede mejorar una oferta para que su elección sea acorde a los valores que la entidad compradora defiende es signo de inteligencia por parte del vendedor.

 Ser sincero. Según numerosos clientes, los vendedores tienden a sugerir que todo es asumible por su parte y esto despierta otro de sus grandes temores: la improvisación que genere más gasto o un estrés innecesario que podría ser evitado.

La sinceridad también debe proceder del cliente: no hay nada de malo en reconocer que se está tratando con la competencia o que se encuentran sobre la mesa otras propuestas más completas que el proveedor pueda mejo rar. Es el mejor modo de negociar descuentos o añadir prestaciones a lo inicialmente incluido.

Ser paciente. El miedo a que el cliente se decante por esa competencia que también le incite a optar por sus opciones puede conducir a una insistencia que termine saturando al comprador. Esto no impide que, ante la falta de respuesta, el proveedor contacte al posible cliente y le proponga más información o la resolución de cualquier tipo de duda.

La paciencia también debe ser una virtud del comprador, ofreciendo el tiempo necesario para que el proveedor tenga la ocasión de preparar una propuesta adaptada y con margen para que ésta se pueda negociar. En este punto topamos con una preocupación de los vendedores: los tiempos de antelación son cada vez más reducidos y esto dificulta sobremanera una negociación en los términos adecuados.

La conclusión es que la negociación no es una tarea fácil porque siempre existen puntos en los que divergen los intereses de comprador y vendedor. Sin embargo, el deba te debe servir precisamente para limar esas diferencias y conseguir que todas las partes resulten satisfechas. Aun que difícil, es posible.

Sobre este tema hemos entrevistado a:

Natalia Illera
Responsable de eventos en LG Electronics
“Es importante que los proveedores sean conscientes del peso específico que tienen dentro del evento”

Alejandro Palmarola
Gestor de Compras Indirectas en Grupo Leche Pascual
 “Los proveedores cada vez están más concienciados de la importancia del medio ambiente o el impacto social”