Por Javier García

El formato de una convención es tan dispar como el perfil de las empresas y entidades que convocan a sus representantes, socios o proveedores. Sin embargo, un elemento común a cualquier evento es que el anfitrión quiere dejar un recuerdo imborrable entre sus invitados. Otro es la necesaria optimización de los pre supuestos, por eso muchas agencias afirman que el hotel sigue dominando como sede ya que es más fácil la negociación de un cupo de servicios en un solo precio.

Existe cierto quórum en cuanto a la duración y el destino del evento: lo más común es que se extienda a lo largo de dos o tres días y que se organice en el país sede de la empresa organizadora, preferiblemente en ciudades grandes y siempre bien comunicadas.

A la hora de elegir espacio, factores como la tecnología, ventilación, luz natural y la existencia de salas adyacentes para las sesiones de trabajo paralelas marcan la diferencia, pero el principal criterio es la flexibilidad. Las agencias coinciden en afirmar que este aspecto es el principal argumento a la hora de recomendar sede al cliente. El motivo es que cuanto más flexible es el espacio, más se minimiza el impacto de los cambios de última hora que en casi todas las convenciones acaecen.

La mayoría: en hoteles

No solamente por la facilidad a la hora de conseguir reducciones en el precio de determinadas prestaciones: el hotel sigue siendo el enclave preferido por las empresas que contratan convenciones, sobre todo de tamaño pequeño y mediano, ya que su oferta cubre ampliamente los requerimientos en cuanto a alojamiento, restauración, tecnología, instalaciones y espacios variados.

Pese a ello, son muchos los que buscan algo diferente para su evento, más allá de lo práctico, siguiendo el objetivo de sorprender, dejar huella… por eso los venues singulares van ganando terreno a los hoteles, en muchos casos carentes de la frescura y originalidad que proponen otros espacios alternativos.

Los venues ganan peso

Los palacios de congresos y recintos feriales son la opción más elegida cuando se trata de grandes convenciones, pero la competencia entre venues y hoteles se encuentra en los grupos más reducidos: ¿originalidad y por qué no glamour en una sede exclusiva? ¿Comodidad en un establecimiento hotelero? El futuro podría estar en la unión de ambas propuestas: una ampliación del número de hoteles-destino y la firma de acuerdos entre espacios singulares y hoteles para que agencia y cliente accedan al todo incluido que siempre ayuda a decidir.

De lo que no hay duda es de que hoy en día el sector MICE ofrece infinitas posibilidades y cuenta con profesionales expertos capaces de asesorar y acompañar al organizador en todas sus decisiones. Sólo falta elegir.

Sobre este tema hemos entrevistado a:

Christina Wilkes
Directora de Global Client Group de American Express Meetings & Events
“El cliente quiere que el asistente se sienta importante sin gastar más: con un venue de diseño se puede lograr”

José Antonio Román
Director de Eventos y Congresos de IAG7 Viajes
“Si el número de participantes es muy alto, se elige un venue”

Mónica López
Directora de MICE de BMC Travel España
“Los venues aportan una frescura que los hoteles no tienen”

Yolanda Rodríguez
Gerente de MICE de Expreso Viajes y Turismo (Colombia)
“El todo incluido ayuda al cliente a tomar una decisión”

María Graziani
Directora general de María Graziani y Asociados (Argentina)
“El coste en un venue es mayor que en un hotel” 

Malin Nilsson
Director de Events, Commercial & Key DM de CWT Meetings & Events Spain
“El hotel sigue siendo el lugar preferido pero aumenta la demanda para celebrar las reuniones plenarias en espacios singulares”

Tim Ott
Director general de Eventisimo (España)
“Este año hemos tenido peticiones especiales de espacios totalmente alejados del salón de hotel”

María Alejandra Reyes
Gerente general de Aviatur (Colombia)
“El 60% de las convenciones se hacen en hoteles por la comodidad de contar con todos los servicios en un solo espacio”