Por Javier García

Ala hora de elegir la sede de un evento entran en juego múltiples aspectos que todo organizador debe tener en cuenta. El cliente puede marcar las pautas e incluso indicar de antemano qué destino quiere, qué venue le interesa, el hotel donde hospedar a los asistentes y las actividades que desea para completar el programa. Sin embargo, lo más frecuente es que sólo aporte fechas, temática, formato y número de participantes para que, a partir de ahí, el planificador le ayude, aconseje y guíe.

Hemos tenido ocasión de entrevistar a los protagonistas de la negociación, es decir, a los organizadores encargados de coordinar de forma integral todos esos factores, tantos, que intervienen en la realización y que de terminarán que el evento sea o no un éxito.

La accesibilidad es el mayor condicionante

Además del atractivo y la oferta turística asociada al venue, incluyendo desde los hoteles circundantes a los lugares que visitar y pasando por las posibilidades de ocio y gastronómicas, todos los organizadores coinciden en afirmar que la accesibilidad es un aspecto decisorio. El lugar elegido debe estar comunicado con un aeropuerto, bien conectado por carretera y con facilidades para el desplazamiento. Sin embargo, un enclave urbano, céntrico y bien comunicado también tiene una cara oculta: el difícil acceso por cuestiones de tráfico en horas punta también forma parte de los aspectos que inclinan la balanza en favor de uno u otro lugar.

El precio es, sin duda, otro factor relevante. En realidad más que el precio en sí, la relación calidad-precio. En este sentido, el meeting planner deberá lograr un equilibrio entre los atractivos de la sede y su coste, siempre con el objetivo claro de ajustarse al presupuesto del cliente.

La seguridad del lugar es otro requisito indispensable a la hora de elegir. Espacios sumidos en crisis económicas o bajo sospechas de corrupción pueden ofrecer precios competitivos pero no por ello ser interesantes. En estos casos el organizador valorará hasta qué punto merece la pena poner en riesgo la operación.

Obvio, pero no siempre garantizado, es que las salas cuenten con todo lo necesario, empezando por el wi-fi gratuito que facilite la interacción con los participantes y espacios para exposición, coffee breaks u otros eventos simultáneos.

El cliente es cada vez más exigente

Otra premisa ratificada por los organizadores es que el cliente es cada vez más exigente y conocedor de las diferentes opciones. Además de recibir varias propuestas, sabe lo que quiere, o por lo menos lo que no quiere.  Quien está detrás de un evento siempre quiere más y el proveedor debe demostrar en la negociación que es el indicado para superar las expectativas del cliente. En medio de todo, el organizador es el director de orquesta de un con cierto que tiene que sonar bien.

Sobre este tema hemos entrevistado a:

Pablo Weil
Director de IT&C Event Planners (Argentina)
“Debemos avanzar y evolucionar juntos”

Natxo Gallardo
Responsable de Comunicación y Promociones Comerciales de Seguros Catalana Occidente (España)
“Una pronta respuesta de los proveedores define la elección”

Graciela Sánchez
Presidenta de la Asociación Uruguaya de Organizadores de Congresos (Audoca)
“Los proveedores deberían mejorar nuestra solicitud”

Patricia Campos
Gerente general de Bonna Tours (Perú)
“Para elegir destino es clave la rapidez de respuesta”

Pablo Cuevas
Coordinador de Reuniones e Incentivos de BCD Travel (Chile)
 “La capacidad de negociación y la cordialidad marcan la elección”

Arantxa Vicedo
Responsable de la Secretaría Técnica del Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (España)
“El organizador debe actuar como un director de orquesta y ser el que guíe a todos los implicados”