Por Eva López Álvarez y Mar Rodríguez

En el mundo anglosajón, la negociación de todo lo relacionado con los viajes incluye la parte del corporate  individual y aquello que tiene que ver con las habitaciones, espacios y servicios para congresos, convenciones, eventos e incentivos. En esta cultura empresarial se considera que así se simplifican los procesos y se optimizan los costes. Ello no impide que la supervisión proceda en algunos casos del departamento de Compras, en otros de Finanzas, en ocasiones de Recursos Humanos, a veces de Marketing…  lo interesante es que no se multiplican esfuerzos y se combinan intereses, independientemente de que la gestión de viajes individuales recaiga en manos diferentes de las que se ocupan de la organización de eventos y viajes en grupo.

La base de esta cultura es una definición de la figura del gestor de viajes mucho más clara que la que existe, de momento, en el mundo hispanohablante, donde en muchas ocasiones son las secretarias quienes se encargan de la compra de los billetes aéreos, el personal de Administración del pago de los servicios en los hoteles, los miembros de Marketing  de la reserva de espacios para la organización de eventos… todo ello sin que haya una sincronización de roles ni una comparativa de las necesidades  de cada caso que podrían simplificar el trabajo conjunto. Y con ello favorecer el ahorro derivado de una negociación conjunta.

Existen muchísimas herramientas proporcionadas por intermediarios y proveedores que facilitan la contratación, la comparación de servicios, precios y ofertas; opciones que facilitan la emisión de balances, así como aplicaciones destinadas al seguimiento del viajero y la gestión de los riesgos. Pero sigue siendo asignatura pendiente que una persona o departamento controle su funcionamiento y le saque el máximo partido.

No se trata de que el jefe de compras encargado de la contratación, el meeting planner  que se ocupa de los eventos y reuniones, el gestor de viajes especializado en la negociación con proveedores y cumplimiento de la política establecida, o el personal de Administración que reserva servicios, se conviertan en un mismo cargo. Lo importante es que las negociaciones se unifiquen para que todos puedan desarrollar su labor de la manera más eficiente posible y, sobre todo, generando ahorro. El negociador debe ser ese jefe de viajes que ofrezca las mejores soluciones a todos los departamentos, ya sea a la hora de desplazar a sus ejecutivos, reservar salas para convenciones y/o eventos, elegir la sede de los mismos u organizar un viaje de recompensa.

Queda mucho por hacer para que el travel manager, o negociador de todo aquello que implica un desplazamiento, sea una figura clara. Y determinante. Esta es la conclusión que hemos extraído tras conocer la opinión de quienes han querido reflexionar con nosotros.

Afortunadamente, también hemos comprobado que son receptivos a todo lo que favorezca una profesionalización de su papel. Quieren ser instruidos en el uso de herramientas que faciliten su trabajo, creen en el networking  y demandan formación que les ayude a consolidar la importancia de su trabajo en el seno de la empresa. Siempre con el objetivo de elaborar políticas de viajes responsables y, sobre todo, eficaces.

Sobre este tema hemos entrevistado a:

Nelson Ricardo Triana Betancourt
Socio Fundador de Corporate Travel Solutions (Colombia)
“Las compras se dispersan y por eso no hay control”

Alejandra Robledo
Subgerente de Viajes Corporativos Centroamérica en Walmart (Costa Rica)
“Debemos conseguir que las principales áreas crean en la figura del travel manager”

Fernando Montes
Travel manager de Telefónica Argentina
“El proveedor debe ser un socio”

Mar Hernández
Travel manager de Amadeus IT Group (España)
“Sin gestor, aunque haya agencia, no se pueden cumplir los objetivos al 100%”

Javier Rosas
Director gerente de Travel Management Consulting (Perú)
“Muchos gestores ni siquiera son conscientes de que lo son”

María Isabel Gómez
Presidenta de GBTA México
“Las empresas multinacionales están liderando el cambio de mentalidad”

Esperanza Martínez
Travel manager de T-Systems Iberia (España)
“La profesión del gestor de viajes está bien definida en España”

Jorge Sánchez
Organizador de eventos en Leroy Merlin (España)
“El travel manager es una figura difuminada”