Por Cristina Cunchillos

Un venue espectacular, un programa de ponencias de los expertos más afamados, un servicio de comida de calidad, facilidad de acceso… los organizadores de convenciones y otros eventos empresariales se aseguran de que lo tienen todo cubierto. Pero ¿han pensado en el público? Después de todo, para que sea un encuentro de éxito necesita una buena asistencia. Y no sólo se trata de llenar el local.

El engagement o la participación del público es igualmente, o incluso más importante, que su presencia. El convocante necesita comprobar de algún modo que su mensaje ha sido comprendido, sentir que los asistentes muestran interés y hacen preguntas y no se quedan dormidos en sus butacas. Los días de discursos unidireccionales han quedado atrás y es imperativo establecer un diálogo.

Es también lo que el púbico de hoy en día quiere. Se trata de audiencias cada vez más exigentes, con poco tiempo en sus agendas y un abanico cada vez mayor de opciones a elegir. Antes de comprometerse a asistir cada participan te se va a preguntar: ¿merece la pena?, ¿qué me aporta a mí este evento: información útil, nuevos contactos, oportunidades…? Si los asistentes salen pensando que ha sido una pérdida de tiempo habrá sido un fracaso, aunque la sala esté llena

El público al control

En su informe de tendencias futuras del sector MICE para 2019, Carlson Wagonlit Travel Meetings & Events apunta a la co-creación de eventos como algo que será cada vez más habitual. Se trata de involucrar al público en la planificación, ponerle al mando del contenido.

Las encuestas, por ejemplo, pueden ayudar a diseñar eventos futuros. Desde qué destino sería el ideal para la próxima convención anual de la empresa a los temas que deberían tratar las ponencias, o quién sería el speaker ideal. También el feedback de los asistentes tras ediciones previas puede dar ideas a los organizadores para diseñar un evento mejor la próxima vez.

Pero no se trata sólo de la planificación. El con tenido de los eventos es cada vez más fluido y la intervención del público puede hacer cambiar la dirección de un debate hacia los temas que verdaderamente interesan al auditorio.

La tecnología como aliado

Siempre ha sido habitual incluir una sesión de preguntas y respuestas al final de una presentación, pero a veces el resultado es un incómodo silencio. Puede ser porque hay asistentes tímidos que no se atreven a levantar la mano, tal vez porque la duda surgió al principio de la ponencia pero ya no lo recuerdan o no les parece apropiado, o simplemente no tienen tiempo o interés suficiente para entablar un diálogo.

La tecnología ayuda a incorporar esas preguntas a lo largo de la presentación de un modo no intrusivo y anónimo.  Una forma de hacerlo es creando una aplicación móvil para el evento que incluya esta funcionalidad, además de ofrecer a los usuarios información sobre el programa, notificaciones o la posibilidad de interactuar con otros asistentes durante el evento.

Si bien es posible que no todos los participantes se descarguen la app del evento, sí tendrán acceso a Internet en su smartphone. Herramientas como Sli.do permiten añadir preguntas durante la ponencia, votar para decidir qué cuestiones se deben tratar primero o participar en sondeos, con simplemente insertar un código en el sitio web. De este modo, el público controla el contenido en tiempo real

Otra forma de hacer el evento más interactivo son los sondeos entre el público durante las presentaciones. Aquí también la tecnología puede facilitar el anonimato, con herramientas como VoxVote o Poll Everywhere, a través de las que los asistentes pueden participar simplemente con un SMS o respondiendo en la web. Los resultados de las votaciones, también disponibles en tiempo real, generarán un nuevo debate y mantendrán al público interesado.

El público como protagonista

En la era de los selfies y redes sociales que permiten compartir opiniones o fotos personales con millones de personas des conocidas, está claro que todos quieren ser protagonistas. También en los eventos a los que asisten.

Instalar un social media wall es una forma de darle protagonismo al asistente. Estas pantallas gigantes muestran la actividad en redes sociales en torno a los hashtags establecidos para el evento. Es un diálogo público en el que todos los asistentes pueden participar, añadir sus opiniones o reaccionar a lo que otros han dicho. Para los organizadores, es también una fuente valiosa de información sobre el impacto del evento.

Interacción total

El público no está sólo interesado en lo que los ponentes de una conferencia puedan revelar. A veces, las opiniones o experiencias de otros asistentes que tienen un perfil similar o se encuentran con los mismos retos pueden ser incluso más valiosas. Por eso es importante facilitar la interacción entre la audiencia.

Una forma de hacerlo es convertir el evento en un juego. La llamada “gamificación” es un recurso cada vez más utilizado que permite romper el hielo y crear un ambiente más dis tendido. Los desafíos, o búsquedas del tesoro, en las que los participantes deben formar equipos ayudan a que se conozcan e interactúen. La tecnología digital facilita la creación de juegos y medir fácilmente sus resultados.

Tanto como el contenido, los asistentes valoran las oportunidades de networking, a veces incluso más que la temática en sí. Los organizadores deben asegurarse de que el programa ofrece un buen balance entre sesiones profesionales y ocasiones para sociabilizar y que el venue dispone de espacios que favorezcan la conversación, tal vez con un diseño y mobiliario más informal.

Un público que consigue sus objetivos de aprender algo nuevo, resolver sus dudas y ampliar sus contactos, es un público que saldrá feliz del evento y no dudará en volver a asistir en la próxima ocasión.

¿Qué es Sli.do?

Una empresa cuya misión consiste en mejorar la comunicación e incrementar la interacción en reuniones y eventos. Hemos construido una app en la web que per mite a los organizadores extraer preguntas de la audiencia para debates y paneles o involucrarles con encuestas en directo. Viéndolo desde el punto de vista del participante, permite hacer una pregunta sin tener que levantar la mano y expresar su opinión mediante su voto. Sli.do le da voz al público y permite una comunicación bidireccional a gran escala, algo que antes no era posible.

¿Cómo han cambiado las necesidades y expectativas del público?

El engagement con el público se está convirtiendo en la norma. Los asistentes a ponencias no quieren que alguien les hable, quieren también ser escuchados. Prueba de este cambio es que, en 2013, trabajábamos con 250 eventos al año y ahora lo hacemos con unos 3.500 por semana. Pero aún es una gota en el oceáno. Hay millones de reuniones internas y externas que siguen con el método tradicional. Lo importante es que existe la voluntad de empezar a hacer las cosas de otro modo. La tecnología es tan sólo una herramienta. Para que un evento sea verdaderamente interactivo, todos tienen que poner de su parte: público y organizadores.

¿Qué pueden hacer los organizadores de eventos para facilitar la interacción con el público?

Lo primero es identificar qué formatos permiten la interacción. Si el programa con tiene presentaciones, debe haber suficiente tiempo para preguntas. En los paneles es mejor tomar preguntas de la audiencia lo antes posible. Y no hay que tener miedo de experimentar con nuevos formatos como los llamados fireside chats, una conversación más relajada entre el invitado y el anfitrión, sin diapositivas, en la que el público puede preguntar cualquier cosa. El segundo elemento importante es el moderador. Es fundamental informarle bien para que actúe como intérprete de la audiencia y consiga las respuestas a las preguntas de los asistentes, que se pueden recoger mediante la tecnología. Por último, se debe considerar la distribución del espacio, poniendo sillas en círculos, o usando bean bags por ejemplo, para crear un ambiente más estimulante.