Por Alejandro Martínez Notte

Sólo en Apple se habían realizado el pasado mes de junio 100.000 millones de descargas de apps. Impresiona la cantidad de cosas que el usuario puede hacer de manera simplificada a través de una aplicación: desde vigilar su salud a calcular la propina que conviene dar en un destino des conocido. Sin embargo, no son tantos los profesionales que han integrado su uso en su trabajo cotidiano, a pesar de que hay un gran número de posibilidades que no sólo facilitan las tareas cotidianas sino que permiten una gestión mucho más eficaz del trabajo en equipo. Las más útiles no dependen del tipo de smartphone, ni siquiera de su uso a través de un teléfono móvil. Cada vez son más las que ofrecen versiones para tableta. Obviamente, sin dejar de lado a quien trabaja delante de un ordenador para que siempre que regrese a su pantalla grande pueda visualizar todos los cambios procedentes de los dispositivos móviles.

Las apps más útiles permiten trabajar sin conexión con la sincronización de datos posterior. Sin embargo en este punto es muy importante utilizar aquéllas que garanticen la protección de los datos.

Mayor seguridad

Los FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos por sus si glas en inglés), envíos de adjuntos a través de correos electrónicos… forman parte del pasado y no garantizan en ningún caso la protección del contenido. Una de las ventajas de compartir archivos mediante Dropbox es que hasta equipos de trabajo en idiomas completa mente desconocidos en la rutina diaria pueden tener su versión: la más conocida de las plataformas de uso compartido de archivos y almacenamiento en la nube está disponible en idiomas como el ucraniano o el coreano.

El hecho de que varias personas utilicen soluciones diferentes puede afectar a la seguridad del contenido. Utilizar una sola plataforma de almacenamiento reduce el riesgo de filtraciones ya que se pueden analizar los registros, supervisar quién comparte y cómo lo hace o proteger los contenidos con el borrado remoto en caso de pérdida de un dispositivo.

En la versión de Dropbox para empresas  los usuarios pue den disponer de cuentas diferentes en todos sus dispositivos. Según el ejemplo que pone el proveedor: los presupuestos pueden estar en la cuenta de la empresa y las fotos de sus vacaciones en la  suya personal. También utiliza un sistema de cifrado de alta seguridad para proteger los datos. Algo muy interesante es la desvinculación de dispositivos para anular las notificaciones de cambios que no tienen por qué interesar a todos los miembros o en todo momento.

Otra de las ventajas de Dropbox es que es compatible con más de 300.000 apps que utilizan los servicios del gestor: Docusign, Asana, Salesforce, Office, CiscoWebex… son sólo algunas de ellas.

Existen otros proveedores de almacenamiento del tipo de Google Drive, iCloud Drive, OneDrive, Copy, Mega, Box, CloudMe… aunque conviene ver qué capacidad ofrece cada uno, qué coste tiene ampliarla y con cuántas apps de terceros son compatibles.

Para crear grupos

Asana es precisamente una de las apps más interesantes para crear grupos de trabajo ya que ofrece un entorno especialmente diseñado para eso. Para grupos de hasta 15 personas es gratuita y no re quiere registro: se accede con cualquier cuenta de Google. Creada por antiguos empleados de Facebook, se presentó en 2011 como una suerte de oficina virtual en la que podían crearse “departamentos”: cada uno de ellos cuenta con un espacio de trabajo, estos espacios contienen proyectos y los proyectos incluyen tareas asignadas. También tiene su propio “punto de encuentro” virtual en forma de chat -mediante apps de terceros- para comentar entre los miembros las cuestiones relacionadas con el contenido.

También existe una versión para empresas con funcionalidades ampliadas como la que permite una visión general de todo lo que se está haciendo en el seno del “departamento”.

Evernote es una aplicación muy conocida a nivel de usuario pero que ha dado el salto a grupos a través de su versión Evernote Business: además de reunir en un mismo espacio el material que interese a todos los miembros de un grupo permite establecer conversaciones virtuales dentro de la misma aplicación, por ejemplo para solicitar que alguien comparta un material o para pedir opinión sobre cualquier aspecto.

Es muy interesante el modo Presentación, ya que sin necesidad de crear diapositivas se pueden presentar contenidos que los miembros del grupo pueden enriquecer gracias a sus aportes.

Para hacer reuniones

join.me Pro no sólo sirve para hacer reuniones en línea sino que integra una función para compartir la pantalla del dispositivo, algo muy útil si se busca que el resto de participantes visualice en directo lo que el usuario tiene delante. La versión profesional también incluye la grabación de las conversaciones.

El contacto entre miembros puede ser continuo gracias a las redes socia les especializadas como Yammer Entre prise: con garantía de protección de datos más amplia que en la versión estándar, a través de la red se pue den mantener conversaciones, compartir contenidos y organizar tareas. Permite invitar a personas ajenas a la empresa en un momento dado sin que esto suponga una amenaza para los contenidos. Hay que tener en cuenta que no es compatible con los dispositivos Blackberry.

Quip combina el almacena miento de contenidos y la posibilidad de compartirlos, las funcionalidades de un bloc de notas y la comunicación con otros usuarios a través de un sistema propio de mensajería instantánea. Slack es otra opción en la que destaca la búsqueda de contenidos durante una conversación grupal, del tipo de gastos en un mes concreto o publicaciones realizadas por un determinado miembro

El acceso a los contenidos del ordenador, que sigue siendo hoy por hoy el soporte más utilizado para almacenar los documentos de trabajo, es posible de manera remota gracias a apps como TeamViewer.

A nivel personal

Los bloc de notas virtuales, con Evernote a la cabeza,  revolucionaron en ese momento la rutina de muchos trabajadores. De los planifica dores virtuales hemos llegado a las últimas novedades que reproducen las libretas reales o, lo que es lo mismo, la escritura a mano.

Es el caso de Bamboo Note, con la que se pueden hacer esquemas, bocetos, ideas de gráficos que se pueden compartir en las redes sociales. Entre las novedades en bloc de notas “tradicionales” destaca Agent, con funciones muy prácticas no sólo para hacer listas y organizar tareas sino registrar datos como dónde ha quedado aparcado el coche o la autorrespuesta de llamadas y mensajes. De momento sólo está disponible para Android.

La obtención de contactos a partir de las tarjetas de vi sita hace tiempo que dejó de hacerse a mano: CamCard digitaliza, extrae los datos y los integra en la agenda del smartphone. Y no sólo eso, permite visualizarlas en realidad aumentada e incluir notas referidas al contacto, que evidentemente se pueden seleccionar por categorías.

Business Card Reader Pro tiene la ventaja de extraer datos en más de 21 idiomas y leer absolutamente todo el texto que incluya la tarjeta.

Know.ee ofrece la posibilidad de disponer del formato papel y del digitalizado, entregando aquélla que más convenga al interlocutor, con la ventaja de que si éste la recibe a través de un SMS, WhatsApp o una red social no requiere la aplicación para poder leerla. La ventaja de la digitalización es que permite actualizar datos sin necesidad de generar nuevas tarjetas.

Esto sólo es un pequeño resumen de lo que ofrece el mercado de las apps para facilitar el trabajo diario y mejorar la comunicación entre miembros de una empresa. La evolución hace presagiar que lo más innovador está por venir.